I. DESRIPTION DE WORLD RELIEF/EN RDC

World Relief (WR DRC) est une ONG humanitaire et de développement chrétienne, présente en République Démocratique du Congo depuis 2002. Sa mission : s’engager avec audace dans les plus grandes crises du monde, en partenariat avec l’Église. Sa vision principale est celle de voir des communautés prospères et accueillantes où les familles s’épanouissent et où les individus expérimentent des relations restaurées avec Dieu, leurs voisins, la création et eux-mêmes.

World Relief œuvre dans les domaines de la sécurité alimentaire et des moyens de subsistance, du NFI/AME, de la promotion de la paix et de la cohabitation pacifique, de la lutte contre les violences faites aux femmes, de la promotion des villages par un programme d’épargne (Approche AVEC), du renforcement des capacités institutionnelles, ainsi que de la santé et de la nutrition.

Dans ce cadre, WR RDC cherche à recruter un(e) Officier (e) des Programmes pour son Bureau de Bunia.

II. DESCRIPTION DU POSTE

    ROLE PRINCIPAL

Sous la supervision du Manager Financier, l’Assistant Financier et Administration appuie la gestion quotidienne des opérations financières, de l’administration et logistiques de la sous base de Kalemie, en province de Tanganyika. Il/elle est responsable de la tenue correcte de la caisse, de la préparation et du traitement des paiements, de la saisie des écritures comptables, du suivi des avances et de l’archivage des documents financiers. Il/elle contribue activement au respect des procédures internes et des exigences des bailleurs de fonds, afin d’assurer une gestion transparente et conforme des ressources financières de World Relief. Il appui la logistique ainsi que l’administration dans les tâches courantes d’inventaire, d’approvisionnement, de déclaration personnel et taxes diverses, et gestion des dossiers administratifs de l’organisation.

III. RESPONSABILITES PRINCIPALES

Gestion de la trésorerie, des paiements et des transactions comptables

• Tenir la caisse de manière rigoureuse et transparente, en assurant la sécurité physique des fonds disponibles,
• Effectuer les paiements en espèces sur base des ordres de paiement dûment approuvés par l’autorité compétente,
• Préparer les chèques et/ou ordres de virement, en coordination avec le Manager Financier,
• Établir quotidiennement le livre de caisse et produire un rapport de situation de caisse chaque fois qu’un réapprovisionnement est demandé,
• Procéder à des contrôles réguliers de la caisse, les enregistrements journaliers d’encaissement et décaissement, et alerter immédiatement le Manager Financier en cas d’écart ou d’anomalie,
• Enregistrer toutes les transactions financières (paiements, encaissements, écritures d’ajustement, avances, liquidations) dans le logiciel comptable utilisé par World Relief,
• Vérifier que chaque opération est correctement documentée (bons de commande, factures, notes de réception, etc.) et conforme aux procédures internes,
• Contrôler l’exactitude mathématique des factures et la concordance avec les bons de commande et les bons de réception ;
• Contribuer aux rapprochements bancaires mensuels en fournissant toutes les informations nécessaires et en corrigeant les éventuelles anomalies détectées ;
• Superviser les opérations quotidiennes du bureau et maintenir un environnement de travail fonctionnel.
• Gérer les demandes d’achat, obtenir des devis et suivre les commandes ;
• Assurer le suivi et le réapprovisionnement des fournitures de bureau et du matériel. ;
•  Organiser les déplacements et coordonner la logistique pour les réunions ou les ateliers. ;
• Suivre les présences, vérifier et archiver les feuilles de temps (timesheets) signées ;
• Aider à la préparation des dossiers des nouveaux employés et faciliter la communication interne ;
• Répondre aux demandes de renseignements, gérer la correspondance et orienter les visiteurs
• Gestion des liquidités et renforcement des contrôles internes
• Préparer les demandes de réapprovisionnement de la caisse et appuyer le suivi des disponibilités financières, sous la supervision du Manager Financier,
• Vérifier le respect du seuil minimum de liquidités dans la caisse et signaler tout risque de rupture de fonds,
• Effectuer le suivi quotidien des mouvements de caisse et de banque et alerter le Coordonnateur Financier en cas d’écart constaté,
• Appliquer les contrôles internes établis (vérification des pièces et respect des validations),
• Veiller à ce que toutes les dépenses soient appuyées par des pièces justificatives conformes avant paiement,
• Participer, aux côtés du Manager Financier, aux exercices de contrôle interne et aux préparatifs d’audit,
• Contribuer à la sensibilisation du personnel et des partenaires sur les bonnes pratiques de gestion financière, en relayant les orientations données par la hiérarchie,
• Maîtriser les contrôles internes et les procédures liés à l’administration et à la logistique ;
• Signaler immédiatement toute irrégularité ou suspicion de fraude ;
• Suivi financier et archivage des documents
• Tenir à jour un registre détaillé des avances accordées aux employés (per diem, voyages, achats),
• Veiller à ce que toutes les avances soient liquidées dans les délais prévus par la politique financière,
• Identifier et signaler au Manager Financier les avances non liquidées ou présentant des irrégularités,
• Classer et archiver tous les documents financiers (originaux et copies) dans un ordre chronologique et logique pour faciliter les audits et le contrôle interne,
• Tenir à jour un registre de suivi des documents envoyés et reçus (archives, pièces justificatives, etc.),
• Faciliter la mise à disposition des documents pour les audits internes et externes et accompagner les auditeurs dans leurs vérifications,
• S’assurer que toutes les factures et pièces de paiement portent le cachet « PAYÉ » ainsi que la signature autorisée.
• Rapports financiers, appui aux opérations et autres responsabilités
• Préparer un rapport mensuel de la situation de caisse et de trésorerie, soumis au Manager Financier pour validation,
• Participer à la préparation des rapports financiers destinés aux bailleurs en veillant à la qualité des données collectées,
• Appuyer ponctuellement les collègues de l’équipe Finance lors des périodes de forte charge de travail (clôture mensuelle, trimestrielle, annuelle), S’asurer la confidentialité et la sécurité des données financières et comptables mis à sa disposition,
• Représenter le département Finance dans les réunions internes lorsqu’il/elle est délégué(e),
• Exécuter toute autre tâche confiée par la hiérarchie Finance Pays en rapport avec ses fonctions.
• Effectue les approvisionnements nécessaires en carburant et gère la flotte.
• Il produit les inventaires de tous les équipements de la sous base ; et gère les stocks
• Il veille et s’acquit de paiement de toutes les taxes et impôts dus (caisse sociale, IPR, ONEM, INPP, IRL, etc).
• Gère les contrats personnels, fournisseurs ainsi que les classements de tous les documents relatifs au choix fournisseurs et recrutement personnel.

IV. QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISE

• Licence (BAC+5) en sciences commerciales, finances, comptabilité ou domaine connexe (Licence souhaitée),
• Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire, de préférence dans une ONG internationale,
• Connaissance des logiciels comptables et parfaite maîtrise d’Excel et Word, Outlook,
• Maîtrise du français (oral et écrit) et compréhension fonctionnelle de l’anglais,
• Rigueur, intégrité, sens élevé de l’organisation et capacité à travailler sous pression,
• Excellentes capacités organisationnelles et souci du détail
• Capacité à gérer des informations confidentielles,
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et sous pression.
• Sens de l’éthique et du respect des délais,
• Adhésion aux valeurs et à la mission de World Relief, avec une foi chrétienne personnelle et mature.

     AUTRES EXIGENCES

• Bonne gestion du stress
• Flexibilité et capacité d´adaptation
• Dans l’exercice de ses fonctions, l’employé doit avoir des capacités ambulatoires ordinaires suffisantes pour se rendre dans d’autres lieux,
• La capacité de se tenir debout, de marcher, de se baisser, de s’agenouiller, de s’accroupir et de manipuler (soulever, porter, déplacer) des objets légers,
• Une bonne coordination œil-main, une bonne dextérité des bras, des mains et des doigts, y compris la capacité de saisir, et une bonne acuité visuelle pour utiliser un clavier, faire fonctionner un équipement et lire les informations relatives à la candidature,
• L’employé doit fréquemment s’asseoir, tendre les bras et les mains, parler et entendre

V. PROCEDURE D’APPLICATION

Le dossier complet du candidat devra contenir les éléments ci-après :

Une lettre de motivation (maximum 1 Page) adressée au Directeur Pays a.i de WR DRC ;
Un CV contenant obligatoirement l’identité et l’adresse complète du candidat, les études/formations faites, l’expérience professionnelle liée au poste ainsi que les noms, fonction/Employeur, no de téléphones & adresse e-mail de 3 personnes de référence professionnelle (d’anciens employeurs) ;
Les copies des diplômes ;
Copie de la carte de demandeur d’emploi (ONEM).